会议与活动策划专家实用模板-j9国际官网

会议与活动策划专家实用模板目录

一、会议提案表格/i

二、会议登记表格/7

三、参展登记表/ii

四、邀请会议的要紧发言人〃4

五、给预期作者的信/16

六、会议调研引导方向/17

七、拒绝信/

一八八、体检明细表/19

九、会议评估表/20

十、与会证明/24

十一、活动管理人员检查样表/25出版者按语在这里我们将《会议与活动策划专家》一书中各类文件、表格等有用模版编辑成电子文件，方便读者使用一些文件还配有实例，您也许会在自己的会议或者活动中用得上我们在一些模板中包含了许多管理的细节,因此，您能够根据自己的情况确定如何在文件中使用我们也提供了一些您可能会用到的信件的范本，应用于与要紧演讲者或者文章作者的交流，或者者是与那些由于论文未被选中而无法参加活动的人进行沟通最后为您提供的模板则是由一个系列一日培训活动清单改编的培训地点是英国某城市中心的一个旅馆，那儿的活动经理负责确认活动是否顺利进行,但是他并没有参与活动或者其内容的策划模板中已包含了许多细节，将大大提高您准备会议与活动文件等资料的效率假如您继续拓展自己的文件，并发现您的文件对我们所提供参考资料是很附加内容联谊活动请选出您喜欢的联谊活动（周三晚上）口音乐会口神秘搜寻之旅口敞棚大巴游口文化酒吧游口萨尔萨舞特殊需要我们将尽量满足所有代表对饮食、灵活性、感官与其他的需求，人人机会平等，会议应当是令人愉快并富于制造性的登记时请告知我们您的特殊需求（请填写在专门的表格中或者另行标注），以便我们在您抵达前做适当的安排饮食需要□非素食者口素食者口完全素食者□小麦过敏口坚果过敏口糖尿病患者□其他（请写出）____________________________________________________________其他需要请选出您在下列哪方面还有需要并请提供意见口没有口灵活性口舒适度□其他建议________________________________________________________________________我们有专人负责解决您的特殊需要假如您想我们与您联系，请在方框中划勾口付款信息在您确认登记之前，我们需要您为所有选择的项目付费您能够采取支票、特许订购单、信用卡或者借记卡付款方式如使用信用卡（比如万事达信用卡、维萨信用卡或者jcb信用卡），付费需另行缴纳

2.5英镑的手续费□我以支票或者邮政汇票（直接付到会议办公室），支付全款英镑□我以特许订购单，支付英镑□我以信用卡或者借记卡，支付全款英镑□万事达卡口维萨卡口瑞士卡口单卡djcb信用卡我的信用卡号为:到期日—/—版号（仅限于瑞士卡）匚口签字______________________________________________________________________资料保护声明为了便于会议的管理，您在这张表格里提供所有的资料都将以书面文件或者电子文件形式记录下来与会人员的名字、社会关系及电子邮件将会在会议代表目录上公布，除了您指出需要保密的部分关于创办者，在提案表格里填写的名字、社会关系与简历将会公布于会议与会者手册及网站中我看清并明白上述声明签字日期□假如您不想成为会议代表，请在方框中划勾□假如您想在会议中发言，请在方框中划勾请将填写好的表格送至（会议办地址）欢迎就附加内容致电0207xxxxxxx,电子邮件或者登陆网站

三、参展登记表表9-3是以一个大型膳宿型、并包含商业展览的会议为例的参展登记样表表9-3参展登记样表参展套餐商业展位包含2平方米的展位，1张桌子，2把椅子，一个一三安培的插座为两个人提供周三至周五的茶水、咖啡与午餐费用500英镑商业展位 代表文件包内容*包含2平方米的展位，1张桌子，2把椅子，一个一三安培的插座为两个人提供周三至周五的茶水、咖啡与午餐所有代表文件包中添加一份宣传单（最大尺寸a4）费用700英镑商业展位与会议与会者手册中的广告包含2平方米的展位，1张桌子，2把椅子，一个一三安培的插座为两个人提供周三至周五的茶水、咖啡与午餐另加会议与会者手册中的广告（请选择尺寸）□a4纸（一八ommx255mm）575英镑口半张a4纸（125mm x一八0mm）550英镑口四分之一a4^（125mmx85mm）525英镑代表文件袋中内容*每位代表文件袋中的宣传单（最大尺寸a4）费用300英镑会议与会者手册中的广告□a4纸（一八ommx255mm）100英镑□半张a4纸（125mm x一八0mm）60英镑□1/4张a4纸（125mm x85mm）30英镑*请将所有宣传单于（截止日期）前送到会议办公室所有广告插图务必是待印制的形式（比如胶片或者高质量的激光打印稿），或者是以灰度粉末静电喷涂格式或者标签图像文件格式（至少每英寸300点）存于光盘（计算机兼容的）收取副本的截止期限是（截止期限）您需要交纳一定费用用于排版,请与会议办公室联络，讨论其细节联络方式姓名组织地址电话传真电子邮件与会者的姓名（用于名卡）假如您希望会议与会者手册中包含您的组织资讯，请提供不超过一五0字的文件说明:付费及发票请预先支付所有款项，能够使用支票、特许订购单、信用卡或者借记卡支付如使用信用卡（比如万事达信用卡、维萨信用卡或者jcb信用卡）付费需另行缴纳

2.5英镑的手续费□我以支票或者邮政汇票（直接付到会议办），支付全款英镑□我以特许订购单，支付英镑□我以信用卡或者借记卡，支付全款英镑（另付

2.50英镑手续费）我的信用卡号为:口万事达卡口维萨卡口瑞士卡口单卡ejjcb信用卡期满—/—版号（仅限于瑞士卡）工签字__________________________________________________________________________□假如您选择展位预订已经成为合约的一部分，请在此方框中划勾（详情将以单独的合约信件确认）请将您填好的表格送至（会议办公室地址）资料保密声明为了便于年会管理，您在此登记表中提供的资料都将以书面文件形式或者以电子文件形式记录下来我看清并明白上述声明签字日期结束语假如您还有什么需要（比如额外的桌椅），只是可能需要另外付费欢迎垂询没有任何展位预订不包含住宿问题您能够以xx英镑每人每晚的价格预订房间（包含床与早餐）非预订的会议代表如出席会议需另外付费欢迎垂询请原谅我们不能提供一份完整的会议代表目录请在（截止日期）前预约假如在（最后取消预约日起）之后取消预约，预付款不予退还

四、邀请会议的要紧发言人表9-4是用来邀请大型国际会议的要紧发言人时会使用的信件实例假如是较小型的会议能够按比例适当将此信件缩减表9-4邀请会议的要紧发言人的信样地址日期尊敬的（姓名）会议的标题及日期许多年来我们经常在一些大大小小的公开场合中看到您熟悉的身影，听到您有感染力的演讲特此诚挚地邀请您为我们在（时间）（地点）题为（主题）的会议做要紧发言人我们会议的主题是（主题），我们非常希望您能在此广阔的领域中选择出自己感兴趣的题目我想您可能喜欢主题中关于（及与其专长的领域的题目）的话题，或者许您也会对其他题目感兴趣您能在会议网站（网址）上查阅到关于会议暂定的内容假如您能来做此次会议的要紧发言人，我们会为您提供更自由的空间，包含住所，与您的报酬（费用），并报销您的旅行费用假如您的时间有限，我们很希望您的演讲在（在会议里指明确切的时间与日子）内完成，当然这是非常灵活的假如您能够参与整个会议，我们会很高兴，而且我保证您将很喜欢这次会议，并将从中获益；但是假如您只能在您自己发言的日子出席，我们也会完全懂得其他发言人到会的确切日期是（尽可能的写出其他发言者的名字，令其熟悉到会议将谈及的其他议题）我们希望能在最近几天里就将会议的具体安排公之于众，因此我们将在五个工作日中静候您对此事的回音假如您能够同意邀请，组委会就会立刻派人与您联系我非常希望您能够与我们一起工作并听您的精彩演讲此致敬礼（姓名）（签名）（组织）

五、给预期作者的信表9-5可用作会前与那些希望其在会议中的发言能被结集出版的发言人联系的样信，或者者能够在发放会议资料时交给他们表9-5给预期作者的信样地址日期尊敬的（与会者姓名）我们计划就会议话题出版一本合集，即《会议标题》本卷将不包含会议过程，我们希望编者能围绕会议主旨分章节编写，而不仅仅是会议文件与讨论结果的集合届时一，我们将邀请英国国内及国际范围内的博学而有经验的专家投稿，尽管有些人并不一定能够到会我们的会议主办者已经为这一收藏集提供了一些章节，我们也热切地希望更多的会议代表能围绕会议主旨为我们提供更多的章节我们估计此书分为16〜20章，每章约3000〜5000字左右我们将会在会议结束的一个月后联络作家索取各章的大纲，而投稿的最后期限初步定在六周以后假如您对此感兴趣，请联系j9国际官网，填写下表并将此表交到会议办，或者在会后以信件或者电子邮件的形式寄给我们我也非常希望能得到同僚们（最好是有过编写与编辑经验的）的意见并能共同完成此书，我们会支付一定报酬姓名电子邮件全面地址电话传真是否有意于加入编写？是/否估计章节的题目假如您原意的话请附带列出版过的文章目录

六、会议调研引导方向表9-6是用来针对会议说明及研讨会的提议进行调研并回馈意见的表格表9-6会议调研引导方向样表非常感谢您对会议的提议内容进行评论我们考虑到您对会议提议的回应，请您填写此表，请考虑与提议的会议主题有关的专业范围请按下列标准对提议的会议主题进行评价，并给出您的建议非常比较通常一点也不专题学术研讨会及讨论会的内容是否能吸引会议代表，是否值得讨论？意见您觉得拟定的会议内容是否比较新颖，是否贴近当今社会的思想？意见您觉得拟定的会议主题是否陈旧或者过于暴露弊端？意见拟定的方法论是否关于所有与会者在至少半个会议中都适用？意见

七、拒绝信表9-7的拒绝信格式可用于拒绝那些虽为会议内容提供意见却未被采纳的人表9-7拒绝信地址日期尊敬的（被拒绝的作者）非常感谢您为我们今年的会议投递的稿件（标题）我非常遗憾地通知您，您的提议未被我们此次会议所采纳由于我们收到很多为此会议提供的高质量的提议，以至一些不能被采纳每份提议都被我们以封闭的形式交送给三名评论家，他们会按下列四条规则进行评估*专题学术研讨会及讨论会的内容是否能吸引会议代表，是否值得讨论？*会议内容是否比较新颖，是否贴近社会现实？*会议主题是否陈旧或者是否过于暴露弊端？*这种方法是否对所有与会者在至少半数会议中都适用？之后我们进行了综合评估，并选择出覆盖面最广的主题每位同仁都提供了很多的提议，但我们最多也只能同意一条另外，我们邀请了为会议提供建议的同行开了一次座谈会，帮助我们选择出一个最适合此次会议的方案，但我们不可能再一次为每位同僚提供均等的机会成为会议的发言人我相信您听到此消息一定会很失望我能够向您保证我们的选择流程是在公证严格的条件下进行的只是，我们还是非常希望您能参加我们此次会议并为以后的会议提供建议我热切希望能在马上开幕的会议上见到您此致敬礼好的补充，我们会非常高兴收到您的来信（waterd，essxl26x）

一、会议提案表格表9-1是一个为期三天的会议提案表格它说明假如议程提案将要提交给审定人，而且包含了大量有助于会议工作组确定演讲者意图与需求的内容，那么此表提出的细节将是很有用处的表9-1会议提案样表（会议标志）会议提案表格您能够在会议网站上填写此表格或者者将填好的表格于（截止日期）前邮寄到（会议地址）第一节九游会j9备用网址的联系方式我们将就您提交的议案，与在此提供全面信息的人进行联系这些信息将不可能提交给审定人头衔______________________________________________________姓名______________________________________________________全面工作经历（请将能够作为您的通信地址的地方标记出来）*工作职位_______________________________________________________*部门口机构______________________________________________________*地址市___________________________________________________县（主席，会议策划委员会）

八、体检明细表您希望让会议主办者熟悉到代表们的特殊需要，在会议文件（也能够是会议与会者手册）中加入一份保密的体检表是非常有用的表9-8是一个样本表9-8体检明细样表保密体检表此表可有选择地完成假如您希望提供给我们紧急情况所需的药品与联系人信息，请填写下表并交到会议办全名紧急情况的九游会j9备用网址的联系方式请提供紧急情况的联系人的全面情况联系人姓名_____________________________________________________关系__________________________________________________________白天x_____________________________________________夜间x_____________________________________________病史您是否正在服药治疗？口是口否假如是，请提供详情您是否明白自己对什么药物及食物过敏？口是口否假如是，请提供详情您是否还有需要我们明白的药物信息口是口否假如是，请提供详情医生详情请提供关于您的医生的全面情况医生姓名_____________________________________________________电话________________________________________________________上述信息请如实、详尽填写签名日期//

九、会议评估表表9-9是用于大型会议的一种反馈表格，可用于搜集会议代表的自身看法及各类其他方面的会议经验表9-9会议评估样表会议评估表请填写此表提供您对此次会议的反馈意见，这将有助于我们做以后的会议计划

1.请对与您专业有关的报告进行质量评估有关性报告极不有关^=极有关极差^极好01230123全体公开讨论□□□□□□□□要紧报告（报告人）□□□□□□□□全体讨论表决□□□□□□□□如有其他意见，请写出:

2.请对您所参加的会议进行简短地评论场次会议主旨概要简短评论会议是否达到您的期望是不是如有其他意见，请写出:

3.请对会议下列几个方面进行评估网站上的会议信息差通常好很好管理会前□□□□会时□□□□会议与会者手册有用性□□□□内容□□□□联谊活动□□□□会议场地服务□□□□住所□□□□饮食□□□□会议正餐场所□□□□服务□□□□饮食□□□□全部价值的价格表达□□□□评论（将上述内容详尽地说明于下）我们设计了下列问题熟悉您对其他相似会议的更多期望

4.近年您还参加了其他什么会议，与此次会议相比如何？

5.您更喜欢在什么地方举行住宿式会议？□会议组织者安排住宿与餐饮的大学会所□代表自行解决住宿与餐饮的大学会所□会议组织者安排食宿的专用会议中心□代表自行解决食宿的专用会议中心

6.您是否喜欢有组织的联谊活动？口是您喜欢哪种联谊活动？口否

7.您希望会议赠品中加入什么项（如会议包、笔、笔记本）？

8.假如您是会议的主办人，您会给其他与会人员提供什么设备（如挂图、标记板）？

9.最后请填写下列两条a）首先，此会议提高了我的经验……b）关于我本人，参加此会议最有益的是我们希望能够根据您的回馈办好每次会议假如能够，请留下您的姓名、机构与电子邮件姓名_______________________________________________________机构_______________________________________________________电子邮件____________________________________________________感谢您填写此表您的建议将会帮助我们做好以后会议的计划

十、与会证明假如您因代表们的持续职业进展记录或者表现评论会议，或者为了在会后向他们的雇主索取会议费用，提供一张与会证书是非常有用的如表9-10所示表9-10与会证明与会证明（如须盖章，请持此证到会议接待处）兹证明_________________________（姓名）来自_________________________（机构）参加了（带日期的会议名称）签字（会议组织名称）日期会议组织盖章或者签字

十一、活动管理人员检查样表表9-11是由单日培训会议改编的，其中有专业的会议管理人员组织会议的各项细节，此类会议多在市中心旅店举行，并能够观察到被邀请的代表、主办人或者服务人员，并全天提供服务表9-11会议管理人员检查样表项说明备注假如代表将自己的行李提早送到了会议地点，装箱并确保于早上8:30前1送到接待处2使用箭头标示，确保能够很轻易地从接待处或者从入口处找到会议室使用“预留座位”将会议室入口处的两三把椅子留下，方便迟到者坐在3入口处会见酒店餐饮经理，检查关于会议的特别名田节，甚至是如何与他（她）4沟通5检查关于会议预订的房间安排是否妥当6检查是否有备用的椅子，提供给工作组或者个人与会者7检查每间房间是否够暖与、够通风，找到调节器并清晰如何调节检查每间房间的设备是否齐全，是否能正常工作，包含投影仪、屏幕、数据8投影仪、挂图与记号笔并记下假如机器出现故障时的联系维修电话代表的桌子，包含水或者饮料、玻璃杯、便签纸与钢笔或者铅笔，与9名卡10找到最方便的洗手间，为那些伤残代表提供方便11找到公用电话的位置消防演习及逃生•建议主席或者主办人举行一次消防演习12•检查消防逃生系统，标出每个会议室的紧急逃生路线项说明备注午饭•正确地做出午餐安排，确定午餐地点—:•提醒负责饮食的人员为素食者准备素食•检查食物是否按照与会者的特殊要求提供（参照会议管理文件中的记录）联络主席、主办人及发言人•迎接并邀请他们共进午餐•检查是否他们所有人都能被安排进午餐14•告知一些他们需要明白的信息•把主席介绍给主办人与发言人•在午餐会上留给主持人五分钟，让她（他）能够很完美地利用这个时间登记的办公桌•以字母顺序排列姓名•将资料放到代表的桌子上•代表到达的时候，签署登记表格•告知哪里能够得到咖啡或者茶，哪里能够存放外套五•告知最方便的洗手间在哪儿•确保永远都能够得到咖啡或者茶•在引导代表进入会议室之后，先介绍主席与主办人，让后提醒他们注意保管自己的贵重物品，如信用卡、记事本、手机等同样也要在他们离开旅馆之前提醒他们不要遗忘任何东西在房间里•代表到齐后，告诉负责饮食的工作人员享用午餐的确切人数贯穿始终•整洁的接待处•选出存在的问题、紧急事件、代表的信息及主办人需要的影印件等等•为将要发言的人提供饮料与休息处，直到他们发言为止供应的茶点务必是充足准时16•午餐前的讲话是必要的•在引导代表走到餐厅之后，不要不记得告诉他们洗手间与公用电话的位置•检查会议室是否锁好项说明备注会议结束后•回收胸牌17•收集调研表格，并交回组织•检查租用的设备，并收集整理取f会议标示牌邮编_______________________________________________________________国家_______________________________________________________________电话_______________________________________________________________传真_______________________________________________________________电子邮件____________________________________________________________假如您还是其他机构的成员，而且愿意我们将您的资料标于您的名卡及会议与会者手册上，请提供全面信息于下其他社会关系________________________________________________________第二节演讲提议会议形式□专题学术研讨会（90分钟，其中有75分钟的小组活动时间）□讨论会（45分钟，其中有20分钟的讨论时间）□海报□专题学术研讨会海报□讨论会海报提议会议/海报标题标题_________________________________________________________副标题_______________________________________________________演讲者请列出所有提议议程的演讲者所有演讲者/主持人务必作为付费代表出席此会议，并填写一张独立的登记表姓名社会关系（某机构或者组织）合著者（不出席会议）请列出此次会议的合著者的姓名全称与社会关系（某机构或者组织）合著者不要求出席会议，但会议与会者手册中会提到他们姓名社会关系（某机构或者组织）会议内容描述请为会议与会者手册提供议程描述（以第三人称）不要超过一五字关于专题学术研讨会及讨论会:请描述会议代表在此次会议中将如何主动地参与互动（最多50字）会议中代表们将请描述代表们将从会议中得到的三点益处在会议结束之后，代表们将目标听众会议与会者手册中将会提供一些资料，用以帮助与会者选择他们最为感兴趣的会议.除非您进行了特殊声明，否则所有的同行都会对此会议议程有兴趣请指出哪个会议适合最资深人士，或者是适合特殊专业学科人士此次会议关于（请在下列人群中选择一种）具有特别意义□资深同行；□相对而言，刚接触到本会议主题的人士；□有兴趣对此会议主题进行研究的代表提纲请指出最适合此次会议的提纲□提纲1□提纲2□提纲3口提纲4关键词您能够从会议网站上浏览到关键词列表，请选出五个适合此次会议的关键词填写于下您能够为此次会议另选一个您认为合适的关键词（比如一个项目名称）演讲者与合著者个人履历请以第三人称提供简历（不超过50字）第三节策划信息需要的设备专题学术研讨会及讨论会一间标准的会议室应配备下列设备最多可容纳30人的座位，白板或者是挂图，高射投影仪与大屏幕请选出其他的必需品□不需要其他必需品□用手提电脑（微软视窗2000的平台及办公软件）投影□电视机与vhs录像机口35毫米的幻灯片投影仪与大屏幕□计算机实验室（最多20台）□因特网接口（数量有限，如非务必，请勿申请）□其他____________________________________________________________________粘贴海报假如您将提供一个海报，或者是演讲，或者是希望提议专题讨论会与讨论会议，请填写这部分要展示海报，您需要作为代表参加会议能够在一个海报白板上（能够装得下一张a0大小的肖像海报），用维可尼尼龙钩张挂海报这是所有海报展示的标准请选出另外的必需品□不需要其他必需品□桌子□单人椅□两把椅子□单孔的240伏插座□另外的展示空间（为另一张a0海报准备的）

二、会议登记表格表9-2举例说明的是您也许会在三天住宿式会议中使用到的登记表格的内容，包含一个社交节目，此表还提到各类其他要素，比如与会者对饮食的特殊需要或者是其他特殊需要等等会议登记表格表9-2会议登记样表请将填好的表格送到（会议办公地点）九游会j9备用网址的联系方式会员卡号（假如适用）______________________________________________________头衔____________________________________________________________姓名___________________________________________________________工作情况（请将能够作为您的通信地址的地方标记出来）□工作职位____________________________________________________________□部门___________________________________________________________口机构___________________________________________________________□地址___________________________________________________________市__________________________________________________________县__________________________________________________________邮编___________________________________________________________国家____________________________________________________________电话____________________________________________________________传真___________________________________________________________电子邮件_________________________________________________________________假如您还是其他机构的成员，而且原意我们将您的资料标于您的名卡上，请提供于下其他社会关系__________________________________________________________登记细节登记的截止日期是（截止日期）假如您要在截止日期后登记，将要交纳20英镑的滞纳金假如您要在截止日期之后更换登记的内容，将要缴纳20英镑手续费，而且，即使您在截止日期后取消登记也不予退还“提早到达”折扣适用于在此日期前到达的代表（提早到达截至日期）所有工作人员、会员及准会员都可享受会员折扣早到的会早到的非会员非会员请填写下列所有表格所有的房间都是套房员会员三天含住宿一□□□□含联谊活动及正餐三天不含住宿*□□□□含联谊活动及正餐一天住宿周三□□□□含周二的午餐、正餐、与联谊活动及周四的早餐周四（周三到）□□□□含周三的联谊活动与正餐及周四的早餐与午餐周四（周五离开）□□□□含周四的午餐与正餐及周五的早餐与午餐周五*□□□□含周四正餐及周五的早餐与午餐一天不含住宿含午餐，不含联谊活动及正餐周三□□□□周四□□□□周五□□□□额外的住宿费为xx英镑每夜周二周五含早餐，不含晚餐□□一假如您希望我们提供一份盒饭作为周五的午餐，请在方框中划勾口假如您希望与与会其他代表同住一间房，请写出您的要求:。